Gestione delle Prenotazioni Business Travel: assistenza, tecnologia e controllo
Un unico Business Travel Center, diverse modalità di prenotazione
Ogni azienda ha esigenze diverse e non tutte le trasferte possono essere gestite nello stesso modo.
Per questo Acentro offre alle aziende diverse modalità di prenotazione, combinando assistenza personale e strumenti digitali.
Il viaggiatore può scegliere di affidarsi a un consulente Acentro oppure gestire autonomamente la propria trasferta online, mentre l’azienda mantiene il controllo sulle regole, sulla Travel Policy e sulla spesa.
L’obiettivo è rendere la gestione delle trasferte semplice per il viaggiatore ed efficiente per l’azienda.
Prenotazione tramite consulente
Per le trasferte che richiedono assistenza, consulenza o una gestione più articolata, il viaggiatore può rivolgersi direttamente al Business Travel Center Acentro.
I nostri consulenti possono occuparsi della ricerca e della prenotazione dei servizi necessari, valutando le diverse soluzioni disponibili in base alle esigenze del viaggiatore e alle regole aziendali.
Questo servizio è particolarmente utile per:
- trasferte internazionali;
- itinerari complessi;
- viaggi con più destinazioni;
- modifiche o cancellazioni;
- richieste urgenti;
- situazioni che richiedono il supporto di un professionista.
L’azienda può quindi contare su un interlocutore dedicato senza dover lasciare al dipendente la gestione autonoma delle situazioni più complesse.
Prenotazioni online 24 ore su 24
Per le aziende che preferiscono una gestione autonoma, Acentro mette a disposizione un Corporate Self Booking Tool che consente ai viaggiatori autorizzati di effettuare le proprie prenotazioni online.
Il sistema permette di verificare disponibilità e tariffe e di prenotare i principali servizi di Business Travel, tra cui:
- voli;
- hotel;
- autonoleggio;
- treni e altri servizi di viaggio disponibili.
Il servizio è disponibile 24 ore su 24, permettendo al viaggiatore di organizzare la propria trasferta anche al di fuori degli orari di apertura del Business Travel Center.
La Travel Policy viene applicata durante la prenotazione
Il vantaggio di un sistema Corporate Self Booking non è soltanto la possibilità di prenotare online.
Le regole definite dall’azienda possono essere integrate nel sistema e applicate direttamente durante il processo di prenotazione.
È quindi possibile impostare criteri relativi a:
- budget;
- classi di viaggio;
- categorie alberghiere;
- fornitori preferenziali;
- modalità di prenotazione;
- eventuali autorizzazioni;
- regole specifiche per categorie di viaggiatori.
In questo modo il dipendente può prenotare in autonomia, ma all’interno dei parametri stabiliti dall’azienda.
Tecnologia e assistenza possono lavorare insieme
Non tutte le trasferte hanno bisogno dello stesso livello di assistenza.
Per una trasferta semplice il Self Booking permette al viaggiatore di essere autonomo e velocizzare la prenotazione.
Quando invece il viaggio presenta esigenze particolari, il supporto di un consulente consente di trovare più rapidamente una soluzione e gestire eventuali variazioni.
Acentro integra quindi tecnologia e assistenza personale, lasciando all’azienda la possibilità di scegliere il modello più adatto alle proprie esigenze.
Un processo centralizzato anche quando le prenotazioni sono autonome
Anche quando il dipendente effettua direttamente la prenotazione online, l’azienda mantiene una visione centralizzata del Business Travel.
Le prenotazioni possono essere raccolte all’interno del sistema di gestione e integrate con gli strumenti di reporting, controllo della spesa e fatturazione.
Questo permette di combinare:
autonomia del viaggiatore + controllo dell’azienda + dati centralizzati.
È questo uno dei principali vantaggi di un sistema professionale di Business Travel Management rispetto alla gestione delle trasferte attraverso prenotazioni effettuate autonomamente su diversi siti e piattaforme.
Una modalità di gestione adatta alla vostra azienda
Acentro può supportare aziende con esigenze e volumi di viaggio differenti, dalla gestione assistita delle prenotazioni fino a modelli maggiormente automatizzati attraverso il Corporate Self Booking.
Il sistema può essere configurato in funzione delle modalità operative dell’azienda, del numero di viaggiatori e delle regole previste dalla Travel Policy.
Volete rendere più semplice la gestione delle vostre trasferte?
Acentro vi aiuta a individuare il modello di prenotazione più adatto alla vostra azienda, combinando consulenza, tecnologia e controllo.
Parlate con un consulente Acentro oppure scoprite il nostro sistema di Corporate Self Booking, contattateci.
FAQ Gestione delle Prenotazioni Business Travel
Quali modalità di prenotazione può utilizzare un'azienda?
L’azienda può scegliere tra la prenotazione assistita da parte dei consulenti Acentro e il Corporate Self Booking, che permette ai viaggiatori autorizzati di effettuare autonomamente le prenotazioni online. Le due modalità possono convivere all’interno dello stesso programma di Business Travel.
Il Corporate Self Booking è disponibile anche fuori dagli orari di ufficio?
Sì. Il Corporate Self Booking consente ai viaggiatori autorizzati di verificare disponibilità, tariffe e condizioni e gestire le proprie prenotazioni online 24 ore su 24, anche al di fuori degli orari di apertura del Business Travel Center.
L'azienda mantiene il controllo quando i dipendenti prenotano autonomamente?
Sì. Le regole aziendali possono essere integrate nel sistema di prenotazione, permettendo di definire budget, classi di viaggio, categorie alberghiere, fornitori preferenziali e altri criteri. In questo modo il dipendente può prenotare autonomamente all’interno dei parametri stabiliti dall’azienda.
È possibile rivolgersi a un consulente anche quando l'azienda utilizza il Self Booking?
Sì. Self Booking e assistenza personale possono convivere. Il viaggiatore può gestire autonomamente le trasferte semplici e rivolgersi a un consulente Acentro quando deve organizzare itinerari complessi, modificare una prenotazione o gestire esigenze particolari.
Le prenotazioni effettuate online vengono incluse nei dati aziendali?
Sì. Le prenotazioni effettuate attraverso il sistema possono essere raccolte all’interno del programma di gestione del Business Travel e collegate agli strumenti di reporting, controllo della spesa e gestione amministrativa, permettendo all’azienda di mantenere una visione centralizzata delle trasferte.
