Fiere ed Eventi: organizzazione delle trasferte aziendali

Trasferte per fiere ed eventi: tutta l’organizzazione in un unico punto

Partecipare a una fiera, a un congresso o a un evento aziendale significa spesso organizzare una trasferta con tempi precisi, disponibilità limitate e più persone da coordinare.

Acentro affianca le aziende nella gestione delle trasferte legate a fiere, congressi, esposizioni, meeting ed eventi professionali, organizzando tutti i servizi necessari per permettere ai partecipanti di concentrarsi sul proprio lavoro.

Dalla prenotazione del viaggio alla scelta dell’hotel, dai trasferimenti alla gestione delle esigenze dei singoli partecipanti, coordiniamo le diverse componenti della trasferta attraverso un unico interlocutore.

Organizzazione completa della trasferta

Una trasferta per una fiera può coinvolgere numerosi servizi e partecipanti.

Acentro può occuparsi della gestione di:

• voli e biglietteria ferroviaria;
• soggiorni alberghieri;
• autonoleggio;
• transfer da e verso aeroporti e stazioni;
• auto con conducente;
• bus e minibus per gruppi;
• servizi di accoglienza;
• assicurazioni di viaggio;
• altri servizi speciali richiesti dall’azienda.

 
In questo modo l’azienda non deve coordinare autonomamente diversi fornitori per organizzare la trasferta.

Hotel vicino alla fiera e condizioni dedicate

Durante le principali manifestazioni fieristiche la disponibilità alberghiera può ridursi rapidamente e le tariffe possono aumentare.

Acentro supporta l’azienda nella ricerca delle strutture più adatte, valutando posizione, disponibilità, tariffe, condizioni di prenotazione e distanza dalla sede dell’evento.

L’obiettivo è individuare una soluzione che tenga insieme le esigenze dei partecipanti e il controllo del budget aziendale.

Quando possibile, le prenotazioni possono beneficiare di tariffe corporate e condizioni negoziate.

Gestione di gruppi e più partecipanti

Quando un’azienda partecipa a una fiera con più dipendenti, organizzare individualmente ogni trasferta può diventare complesso.

Acentro può coordinare le prenotazioni dei diversi partecipanti, mantenendo una visione complessiva della trasferta e delle relative esigenze.

È possibile gestire, ad esempio:

• partenze da città differenti;
• arrivi in orari diversi;
• camere singole o multiple;
• trasferimenti collettivi;
• modifiche alle prenotazioni;
• esigenze specifiche dei partecipanti.

 
Questo permette di centralizzare la gestione senza rinunciare alla flessibilità necessaria per i singoli viaggiatori.

Dalla fiera all’hotel: anche la logistica degli spostamenti

La gestione della trasferta non termina con la prenotazione del volo o dell’hotel.

Quando necessario, Acentro può organizzare anche gli spostamenti tra aeroporto, stazione, hotel e sede della fiera o dell’evento, attraverso transfer privati, auto con conducente, bus e minibus.

Per gruppi e delegazioni aziendali, la pianificazione coordinata degli spostamenti permette di ridurre tempi di attesa e complessità organizzative.

Fiere in Italia e all’estero

Milano, Bologna, Francoforte, Parigi, Londra, Shanghai, Tokyo, New York, Las Vegas: le aziende possono partecipare a eventi professionali in Italia e in qualsiasi parte del mondo.

Acentro supporta l’organizzazione delle trasferte nazionali e internazionali, adattando il servizio alla destinazione, al numero dei partecipanti e alla complessità dell’evento.

Per le trasferte internazionali possiamo inoltre supportare le aziende nella gestione dei servizi accessori necessari al viaggio, come visti, assicurazioni e trasferimenti.

Controllo e gestione della spesa

Anche le trasferte per fiere ed eventi possono essere gestite all’interno del programma di Business Travel aziendale.

Le prenotazioni possono essere organizzate nel rispetto della Travel Policy e i relativi dati possono essere integrati nei sistemi di reporting dell’azienda.

Questo permette di avere una visione più chiara della spesa sostenuta per la trasferta e di semplificare la gestione amministrativa.

Un unico partner per tutta la trasferta

Organizzare una trasferta fieristica significa coordinare persone, orari, prenotazioni e servizi diversi.

Acentro mette a disposizione un unico interlocutore per gestire queste esigenze, dalla prima prenotazione fino al rientro.

Il risultato è una gestione più semplice per l’azienda e per chi si occupa internamente dell’organizzazione delle trasferte.

State organizzando una trasferta per una fiera o un evento?

Indicateci destinazione, date, numero di partecipanti e principali esigenze: il team Acentro può occuparsi dell’organizzazione della trasferta e coordinare i servizi necessari.

Parlate con un consulente Acentro per organizzare la vostra prossima trasferta fieristica, contattateci.

FAQ Fiere ed Eventi per aziende